Robot

Robot - czyli naliczenia miesięczne robią się same

Robot w wOsiedle to narzędzie, które automatyzuje comiesięczne naliczanie zaliczek we wszystkich obsługiwanych wspólnotach. 
Po jednorazowej konfiguracji Robot sam uruchamia naliczenia w określonym dniu miesiąca, dzięki czemu Administrator oszczędza czas i nie musi wchodzić do każdej wspólnoty osobno.

Narzędzia -> Robot 

Wybieramy zakładkę "Konfiguracja" i ustawiamy parametry automatycznego naliczania zaliczek.

• odhaczamy pozycję "Włączony" 
• ustawiamy dzień miesiąca dokonania automatycznych naliczeń
• decydujemy, czy mieszkańcy mają otrzymać powiadomienie o naliczeniu zaliczek 
• i klikamy "Zapisz zmiany"

Ustawienie okresu księgowego

Bardzo ważnym elementem jest poprawne skonfigurowanie okresu księgowego. 

Ustawienia -> Okresy

• każdy poprzedni okres księgowy musi mieć początek i koniec (od - do) 

Robot - ma za zadanie sprawdzić przed automatycznym naliczeniem,

• czy w danym miesiącu nie było zaksięgowanych naliczeń
• wysłać e-maila z informacją o poprawnym zaksięgowaniu naliczeń lub niezaksięgowaniu
• wysłać maila do właściciela (w zależności czy mamy zaznaczone wysłanie e-maila do właścicieli)

Raport z pracy "Robota" znajdziemy w zakładce "Logi"

Zakładka "Logi" informuje o dokonaniach "Robota". Taka informacja, zostanie również wysłana e-mailem do Administratora. 

• data utworzenia - kiedy zostały zrobione naliczenia
• status - czyli udało się lub nie udało się naliczyć 
• treść - informacja pomocnicza o statusie naliczenia

Klikając na niebieskie "oko" - otrzymamy taka samą informacje co w okienku, tylko dotyczącego jednej daty. 

Weryfikacja kto dokonał naliczeń - Robot czy Człowiek

Mamy możliwość sprawdzenie, kto w danym miesiącu dokonał naliczeń,
wybieramy Finanse -> Naliczenia, następnie klikamy na "ołówek".
Na dole okienka mamy informację kto utworzył naliczenie. 

Email wysłany do Administratora i do Właściciela lokalu 

Powiadomienia miesięczne - mieszkańcy co miesiąc dostają e-mail z saldem

W zakładce "Konfiguracja powiadomień" ustawiamy automatyczne, comiesięczne powiadomienia e-mail dla mieszkańców. W wybranym dniu miesiąca Robot wyśle właścicielom lokali podsumowanie: ich dane, aktualne saldo lokalu oraz pliki z bilansem.

Narzędzia -> Robot -> Konfiguracja powiadomień

1. Włączenie/wyłączenie - zaznaczamy pole, aby włączyć automatyczne powiadomienia. W wybrany dzień miesiąca system wyszuka użytkowników, którzy mają włączone automatyczne powiadomienia, i wyśle do nich wiadomość.
2. Dzień miesiąca - wpisujemy dzień, w którym mają być wysyłane powiadomienia. Uważamy na dni większe niż 27 - nie każdy miesiąc ma np. dzień 31.
3. Ostatnie uruchomienie - tutaj widzimy, kiedy zostało wysłane ostatnie automatyczne powiadomienie. Jeżeli wysyłki jeszcze nie było, zobaczymy napis "Jeszcze nigdy nie wysłano".
4. Wybrany okres księgowy - informacja, który okres księgowy zostanie użyty do powiadomień. Aby powiadomienia działały poprawnie, okresy księgowe muszą być dobrze skonfigurowane - sprawdzimy to, klikając link "Ustawienia okresów" (więcej w części "Ustawienie okresu księgowego" powyżej).

5. Po ustawieniu parametrów klikamy "Zapisz" w prawym górnym rogu.
6. Przykład wiadomości e-mail - po prawej stronie widzimy podgląd wiadomości, którą otrzyma mieszkaniec. Wiadomość zawiera:
   • dane użytkownika - nazwę, telefon, login, dostęp do panelu mieszkańca, indywidualny numer rachunku, klucz płatności i zgodę na e-głosowanie,
   • saldo lokalu na dany dzień oraz informację, jak zapłacić - przelewem tradycyjnym lub w panelu mieszkańca (szybki przelew lub BLIK),
   • pliki Bilans miesięczny.pdf i Bilans szczegółowy.pdf ze szczegółami salda,
   • dane administratora i księgowego.